Réunion

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Dialoguer, échanger, conseiller, annoncer, construire… Seule la richesse de la communication permet d'entreprendre des projets et de relever des défis.


A tous les niveaux, la réunion est devenue partie intégrante de la vie en entreprise. Une enquête en ligne datant de 2007 a établi qu'en Europe, 48% des personnes interrogées du secteur tertiaire participaient à une réunion par semaine au moins. Les prés requis élémentaires d'un espace conférence sont une lumière naturelle tamisée sans excès, une table et une pièce de dimensions appropriées et des sièges ergonomiques et confortables.


Certaines réunions sont très spontanées, d'autres planifiées de longue date. Elles ont lieu dans tous les contextes et à tous les niveaux de l'organigramme. Elles peuvent être strictement internes ou impliquer des interlocuteurs externes. De façon générale, il faut éviter des espaces de réunion trop excentrés : la distance s'avère dissuasive. Aussi est-il préférable de rapprocher au maximum lieux de réunion et postes de travail des utilisateurs les plus directement concernés. Souvent, les espaces de réunion sont ainsi intégrés au plan de chaque étage, dans lequel ils s'inscrivent en termes de modularité et de second œuvre (cloison, portes, planchers, éclairage).


En termes de dimensionnement et d'aménagement, le nombre standard de participants constitue le critère de base. Autour d'une table trop grande, un petit groupe se sentira un peu perdu, tandis qu'un sureffectif entraîne un sentiment de confinement très désagréable et peu propice à des échanges fructueux.


Autour d'une table rectangulaire, la personne qui préside occupe l'un des petits côtés. Chaque place des autres participants est légèrement rayonnée : cela atténue la connotation hiérarchique et permet de placer au besoin deux participants supplémentaires.


La 'table ronde' est l'archétype de la configuration destinée à créer les conditions d'un échange entre pairs dénués de préséances. Elle constitue la solution idéale en matière de qualités des échanges et permet mieux qu'aucune autre d'accueillir un nombre très variable de participants.


Concevoir et agencer des espaces de conférence, de réunion et de communication est une étape décisive – tant l'efficacité de l'échange dans toutes ses variantes procède de l'adéquation esthétique et fonctionnelle du lieu dans lequel il s'inscrit, de la qualité méthodologique de l'approche et de la présence des équipements et supports techniques appropriés. C'est pourquoi une analyse poussée des modes d'échange au sein de l'entreprise se doit de précéder toujours une mise en forme efficace et adéquate de l'espace.


Sous leur forme classique, ils sont des lieux dont la dimension rituelle et fonctionnelle remonte au conseil tribal des âges farouches. Leur dimension sociale n'a rien d'anachronique, elle est au contraire plus décisive que jamais : les espaces conférence, et les modes de fonctionnement qui s'y rattachent, sont l'expression incontournable de l'ancrage identitaire.


Plus le design et le concept d'aménagement tiendront compte des attentes ataviques de l'individu et des nécessités de l'interaction sociale, plus la productivité sera élevée.


Des boitiers de connexion au sol servant de point d'accès aux réseaux courants forts/courants faibles et incluant un accès au réseau informatique, sont au nombre des équipements divers devenus indispensables. Il est judicieux de prévoir d'emblée ces équipements – même lorsque l'espace concerné ne le nécessiterait pas dans un premier temps – car leur rajout ultérieur est généralement très couteux. Partout où la vocation de l'espace conférence intègre une dimension visuelle, les participants se servent aujourd'hui de leurs ordinateurs portables et disposent donc d'un véritable poste de travail 'nomade'. Cela présuppose cependant des possibilités de connexion aisément accessibles. Il existe diverses solutions permettant d'intégrer dans le plateau de la table des boîtiers de connexion individuels conçus pour fonctionner en mode 'plug & play'. Des trappes d'accès à un système de connexion et de gestion du câblage situé sous le plateau constituent une alternative avantageuse, dès lors que l'on souhaite dissimuler les alimentations, chargeurs et excédents de câblage. Cela permet de faire place nette sur le plateau de la table proprement dit – ce qui présente des avantages tant pratiques qu'esthétiques. Dans des environnements très haut de gamme, il est également possible d'intégrer au plateau des tableaux de commande à écran tactile.


Lorsque l'espace disponible n'est pas équipé de cloisonnements modulaires ou mobiles, et que sa vocation est unique, il n'y a que peu d'intérêt à opter pour une table reconfigurable. En choisissant notamment une forme ronde, ovale ou elliptique, il est possible d'associer à une utilisation optimale de l'espace disponible une répartition variable des participants autour de la table et d'excellentes possibilités d'interaction et d'échange.


Au sein d'espaces plus vastes, souvent modulables, les systèmes de tables reconfigurables sont la solution qui s'impose. Il est aujourd'hui possible de préserver tous les avantages de connexions intégrées au sein de configurations variables, grâce à des systèmes très innovants permettant l'interconnexion rapide et aisée des réseaux courants forts/faibles entre les différents éléments de la table. De tels systèmes préservent intégralement la modularité des solutions tout en simplifiant au maximum le facility management. De simples étriers permettent de solidariser les tables tout en assurant le guidage du câblage le long du piètement. Selon la configuration choisie, la modularité du système optimise la polyvalence de l'espace disponible.